遽變時代 淺談數位轉型
文、圖◎林原/ 雷耀企業 總經理。 台灣區照明燈具輸出同業公會 理事。TeA 台灣網商協會 秘書長
一年多來，新冠肺炎(COVID-19) 疫情徹底了改變了我們生活與工作的風貌，人與人間的隔離讓原本許多活動無法如常進行。這現象使得電子商務、遠端會議、以及外送 … 等各項業務或工具蓬勃發展。這些利用網路與數據的商業行為，以及疫情下為了繼續存續尋求改變，連帶的讓「數位轉型」這個話題備受重視。
但數位轉型就只是上述幾項活動嗎？其實數位轉型涵蓋的範圍遠比許多人所知還要廣泛。舉凡電子商務、智慧製造、AI、 工 業 4.0、 雲 端 平 台、SaaS、Chatbot、… 等千百種工具或平台，都涵蓋在數位轉型的資源範疇下。而面對這樣錯綜複雜的選擇，我們要怎樣進行轉型呢？
數位轉型這個詞中，其實包含了：「數位」、「轉」、與「型」三個元素。許多企業在進行數位轉型時，首先擁抱是「數位」，購入各種資訊軟體，架構主機與電腦系統，建立官網與社群粉絲頁；在熱情擁抱各種數位工具後，卻沒有達到最好的效果，筆者認為正確的推動順序與要點如下：
Step1：型
如一般的開發與工程升級專案，最重要最優先該進行的是設定目標，以及專案成功後呈現的面貌。所以數位轉型三個元素中，不應急躁熱情的先去擁抱數位化工作，而是應先規劃好「型」這個元素。首先觀察自己企業現在給外部與內部呈現的樣貌，再根據外部環境的改變，內部自有的資源，思考出未來想要呈現的模樣。
這個新樣貌可以是一個與現在全然不同的風貌，也可以是現有風貌的優化。例如現在的外貌是一個帶著帆布工具袋，裡面暗藏許多厲害工具的專業技師，你可以轉業成為帶著精緻皮箱，穿著翩翩西裝的財務顧問。當然也可以不要轉型，而是繼續擔綱專業技師，但樣貌升級成為帶著內建電池組合型工具箱，穿著日本製舒服安全的工作服裝。
該將自己變臉成為一個不同樣貌的公司？或是優化現有的風格？這就要取決於現在自己所在產業與市場的位置是否有發展性，且自有的人力、物力與財力 … 等資源，是否有能力進行劇烈的改造與變化了。
決定好自己的「型」後，接下來就是要想想該進行哪些工作來塑造新的風貌了，這個動作就是「轉」。
Step2：轉
管理上改變或升級到一個新外型過程，就是一個企業再造的過程。數位轉型雖然是一個新的名詞，但轉型所需的「BPR企 業 流 程 再 造 Business Process Re-engineering」手法，早在上世紀 90 年代初期就已經由麻省理工大學學教授 Michael Martin Hammer 提出。他的理論提到：「經理人的主要挑戰是，消滅不能創造價值的商業流程，而不是用科技將其自動化。」這個 20 多年前觀點就已經點出了現在數位轉型應有的精髓。
許多數位轉型失敗或不夠成功的最主要原因，就是企業導入了科技與工具，試圖將現有尚未優化過的流程直接套入自動化。
但多數公司現有的流程多半制定於數位時代以前，流程中的執行與檢視動作多半倚靠人力、傳統組織架構、以及現在可能已全然不同的上下游結構來訂定。
如果依照這樣架構來進行數位轉型，勢必會導入過多不必要的數位工具與檢核點，讓效率無法提升，甚至造成數位工具
與流程的巨大衝突。所以在進行轉型規劃時，都應該以創建一個新公司的思維，來思考這家公司在這個充滿新知識與工具時代，可以如何更有效的創建新的高效流程。
Step3：數位化
流程優化後，就可以進行數位化的動作。導入正確的數位工具主要可以達到以下兩個效果：
● 節省與簡化：數位工具可以減少工作所需時間，進而減少人力的需求。加上轉型過程中簡化過企業的工作流程，更能大幅減少不必要的程序與文件。而程序與人力的減少，也連帶的能節省公司的成本。
● 提升效率或品質：透過節省時間與程序的簡化，也代表工作的效率能夠提升。
另外因為運作的資料數據化，減少了人力抄寫與傳送的誤差，自然產出的資訊能夠更準確。
數位化能進行的方向很多，因字數限制，底下只舉出幾種為例。在選擇數位方向時，還是需依照自有的轉型目標進行規劃：
數位行銷：
有好的產品與服務，也需有廣為人知的好名聲。過去知名度的創造多仰賴展覽、雜誌與口碑，但在數位時代，龐大的資訊稀釋了每個人展露的時間與機會。另外，逐漸在各界佔有重要地位的數位原生代習慣於快速簡短的訊息。所以想被看見與重視，勢必要改變宣傳的方式。
新時代的曝光平台有：社群媒體、官網、email、影音分享網站、podcast、與近來流行的 Clubhouse… 等。曝光方式則有網紅 KOL、品牌聯名、知識分享、無厘頭博版面、與關鍵字分析後投放 .. 等各種手法。
各種 B2B 與 B2C 電商平台也是增加曝光與知名度的一種渠道，但單單仰賴電商平台無法擴大利潤與有效保有客戶資料
的。以數據與市場分析為底，優化關鍵字，建置良好官網與恰當投放廣告才是長遠的行銷之計。
社群媒體操作
現今各種影音社群媒體充斥，且越來越受到年輕一代的重視。而從傳統電視台與純紙本雜誌的沒落，可以看出逐漸掌握世界趨勢的新生代吸收資訊的板塊遷移的跡象。
社群媒體是間接銷售行為最適切的投放平台；直接赤裸裸像是賣藥般在上面推銷產品通常無法得到最好的效果。建議從觀眾角度出發，思考自己公司希望被客戶、夥伴或社會大眾看見的形象，再來設定於上面呈現的內容。如有能引發好感甚至是驚艷的內容，客戶的讚美與口碑，對公司宣傳會有很大的幫助。
有時最適合公司的社群媒體，並不一定是自己最習慣使用的哪一個。以 B2B 的效果來說，LinkedIn 領英可能比 Facebook更能觸及到關鍵客戶。Google Map 的商家資料與留言，可能會比其他花俏的媒體更有說服力。而受到新世代歡迎的 IG、TikTok，更佔據他們大部分新知收集的視線。假使能找到目標群眾，呈現對的調性，效果將會比滿版報紙廣告還有效百倍。
智慧製造與 MES（Manufacturing Execution System）
智慧製造不單是導入機器人進行生產自動化，最終風貌也不一定是關燈工廠。智慧製造真正的意義是生產流程合理化後，依照可循的規律進行自動化生產，並將人力、設備、排程、產出與突發狀況等數據加以分析運算，並連結如 ERP 之訂單、庫存系統，達到生產最優化的結果。
規劃良好的智慧製造系統是可以提高產出速度與品質、節省生產成本，增加生產反應速度的。
任務系統與夥伴管理：
這裡所指的謂夥伴包含客戶、外部廠商與公司同仁；在這機會與挑戰都豐富的時刻，沒有事情是可以一己之力所能完成，所以建立並維持與夥伴有效合作的關係，以及合作的目標與方法是很重要的。
我們可以透過夥伴的官網、社群媒體、搜尋引擎觸發器、或通訊群組來了解外部夥伴的的技術、能力與發展。這樣對評估下一步合作方向會更有助益。如搭配 SCM（Supply Chain Management）供應管理系統，還能進一步掌握外部夥伴的工作進度與產出品質。
對客戶方面，使用 CRM（Customer Relationship Management）記錄與掌握客戶的動態與痛點，經常的關心與研究對方的需求，就能提升客戶的忠誠度。也可以考慮設計與 CRM 連結的官網，讓客戶在下單或是掌握訂單狀態時，就如同網路購物那樣方便。
對同仁我們可以任務或專案管理系統，或通訊工具來掌握同仁的工作進度與績效。如系統與辦法設計良好，甚至可讓同仁自主管理工作，與檢視自己的任務與績效。
資料管理
企業運作時，有成千上萬的資料需要處理，如果這些資料無法在需要前處理完畢，進行有效的規劃與管理，就無法成為有用的資訊。正確導入數位資料管理的工具可以將繁雜的資料快速即時轉化成更清晰有用的資訊。常見的數位資料工具：ERP 企業資源系統、CRM 客戶管理系統、KB 知識庫、DouCenter 文件中心 … 等，皆是透過規劃好的程序，快速的檢索功能，飛快運算數據資料，整理出所需的資訊呈現在需要者的眼前。
從反應速度與人力成本來考量，無論是銷售資料、公司內部文件、生產數據，都應導入資料管理系統以有效管理。而現在在數據管理上，還流行導入 DigitalDashboard 數位儀表板，讓中高階主管或負責人像是坐在駕駛艙中，透過圖表方式一眼看清重要數據。
在滔天來襲的變化下；快速理解新事物、跨界與協槓、聽聞與分享、與數位化 … 等能力更形重要。過去成功的經驗在新時代多半已不適用，萬不可以「我吃過的鹽比你吃過的飯還多」作為自己停滯學習的藉口，或以這句話來與學習資訊量高達 50 倍的數位原生代爭辯。「活到老、學到老」這句倒是永不過時且較為正確的觀念，在此與各位共勉之。